Come è noto, l’accordo con le rappresentanze aziendali per la gestione degli strumenti di controllo costituisce il percorso prioritario previsto dal Legislatore; proprio tale tematica, peraltro, è oggetto di pareri specifici richiesti al nostro Studio Legale vista la complessità della materia. Come alternativa, la procedura autorizzatoria pubblica presso l’INL risulta solo eventuale e successiva al mancato accordo con i sindacati ed è condizionata, ai fini istruttori, alla dimostrazione dell’assenza della RSA/RSU, ovvero del mancato accordo con esse. D’altronde, l’assenza dell’accordo tra il datore di lavoro e le rappresentanze sindacali aziendali o del successivo provvedimento autorizzativo non può essere sostituita dall’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori.
In tale contesto, assumono grande rilevanza le direttive fornite con particolare riguardo ai sistemi di geo-localizzazione. Sul punto, l’INL sottolinea la necessità di contemperare le finalità di sicurezza del lavoro, della tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva, con la tutela dei diritti e delle libertà dei lavoratori, anche alla luce della normativa in materia di trattamento dei dati personali. Infatti i suddetti sistemi consentono la raccolta e l’elaborazione di dati di varia natura in modo tale da permettere una verifica continua e puntuale, anche a posteriori, della localizzazione dei mezzi (o comunque dei dispositivi) e del loro tracciamento e, quindi, direttamente o indirettamente, anche del lavoratore che li utilizza.
Tali sistemi, pertanto, per fornire idonee garanzie nel trattamento devono: (i) consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo se strettamente necessario rispetto alle legittime finalità perseguite; (ii) consentire la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro così da escludere il monitoraggio continuo del lavoratore; (iii) trattare i dati mediante pseudonimizzazione, escludendo dati direttamente identificativi agli interessati (ad esempio, il codice dispositivo del veicolo assegnato); (iv) prevedere la memorizzazione dei dati solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.
Il personale ispettivo dovrà quindi valutare l’opportunità di prevedere, nel corpo dei provvedimenti autorizzativi, il rispetto delle disposizioni normative sulla privacy (in particolare gli artt. 5, 6, 13, 14 e 35 del Reg. UE 2016/679). Le stesse garanzie peraltro, come precisato dall’INL, trovano applicazione anche in presenza di specifiche indicazioni che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza come, ad esempio, nelle strutture scolastiche o socio-assistenziali e nelle sale scommesse. Secondo l’INL infatti, le garanzie dell’art. 4 e la disciplina in materia di trattamento dei dati personali non possono subire limitazioni, neppure se l’adozione di sistemi di videosorveglianza è imposta da normative di settore. Stesso discorso per le collaborazioni etero-organizzate ed i lavoratori autonomi che operano mediante piattaforme digitali.
