Il documento contrattuale sotteso ai servizi di facility management definisce di fatto la relazione tra le parti, così come la base stessa della partnership professionale tra le imprese.
Molte volte nella scelta di un partner adeguato, abbiamo constatato che a fare la differenza per i nostri clienti, al pari della solidità, professionalità e capacità tecnica, è la capacità di intendere la relazione professionale come un luogo di scambio ed accrescimento di entrambe le parti: in tale contesto, la redazione del contratto d’appalto, corredata dalla supervisione legale dello Studio di riferimento, corrisponde ad un momento determinante per il buon esito stesso della relazione commerciale.
Dall’esperienza maturata attraverso le nostre consulenze, riteniamo che la miglior modalità per la definizione di un accordo di facility management sia partire dalla valorizzazione congiunta di un prezzo congruo: non si potrà prescindere, allora, dall’analisi di base dei reciproci costi essenziali dell’appalto, al di sotto della somma dei quali il cliente non può scendere, per poi definire con una negoziazione congrua le relative marginalità. Nell’individuazione dei prezzi minimi su cui andare ad effettuare la contrattazione attraverso un margine di profittabilità, occorrerà poi considerare il livello di servizio che il cliente cerca e da qui definire gli obiettivi della partnership. Partendo, infatti, dal prezzo minimo si può definire la marginalità corretta e, conseguentemente, il prezzo di vendita e di acquisto dei servizi.
Il contratto d’appalto, inoltre, deve necessariamente recepire una serie di accordi collaterali tra le parti, ove vi siano degli step periodici di controllo e confronto, nei quali le aziende si incontrino per definire l’andamento del contratto secondo elementi oggettivi, come ad esempio SLA e KPI. Sul punto, consigliamo sempre ai nostri clienti di creare un team, anche temporaneo, dedicato alla valutazione dei predetti elementi e che si affianchi al Facility Manager nell’esecuzione dell’attività di verifica e di individuazione degli action plan mirati alla gestione del rapporto in corso.
Lo scopo delle verifiche deve essere quello di rafforzare la relazione costruttiva tra fornitore e cliente, andando a sintetizzare le eventuali difficoltà in essere, sia tecniche che organizzative o relazionali.
Sulla scorta di tali cautele, il prezzo difficilmente farà la differenza quanto le capacità di mettersi in gioco in una relazione commerciale che, bilateralmente, sia disponibile a riconoscere limiti e criticità, per una crescita comune volta al raggiungimento di un beneficio in termini di qualità e quantità del lavoro.
