La disciplina del Facility e del Property Management ha degli aspetti preminenti, dalla manutenzione alla gestione degli spazi e dei servizi alle persone, ma anche il forte legame, come spesso evidenziamo ai nostri clienti, con la tematica degli adempimenti legali posti in capo a chi si occupa direttamente del patrimonio immobiliare. Rispetto a quest’ultimo aspetto, per quegli immobili adibiti a luogo di lavoro, il datore di Lavoro o un suo delegato, che tante volte coincide proprio con la figura del Facility-Property Manager, ha l’obbligo di assicurare il rispetto della normativa sulla sicurezza sul lavoro di ciascuno Stato Paese con cui si lavora (se si parla anche di aziende con rapporti con l’estero) (in Italia, il D.Lgs. 81/08).
In tale contesto, è dunque strettamente necessario mettere ordine all’asset documentale che riguarda gli immobili in gestione, per garantire il controllo sulla conformità documentale degli stessi e delle attrezzature in essi installate, nonché la tempestività di accesso alle informazioni in caso di bisogno: l’approccio integrato alla digitalizzazione del patrimonio e dei processi di gestione è quindi la risposta che negli ultimi tempi le aziende danno alle esigenze emerse nei modelli recenti che caratterizzano l’attività e la disciplina specifica di tali settori commerciali. Oltre, infatti, agli aspetti normativi ed alle conseguenze nelle quali si può incorrere disattendendo gli adempimenti obbligatori previsti per legge, gli strumenti digitali per la gestione delle informazioni relative al tema della salute e della sicurezza rappresentano, ad oggi, un efficace mezzo per governare la complessità e dimostrare, in caso di necessità, la conformità con gli obblighi di legge. Ciò anche se si pensa al fatto che la gestione di un patrimonio immobiliare – specie se trattasi di luoghi di lavoro – viene spesso declinata in termini di gestione delle manutenzioni degli immobili e delle attrezzature in essi installati. Ignorare il tema manutentivo, ed i benefici che in esso può portare la digitalizzazione, comporta un rischio per il datore di lavoro, sostanzialmente correlato alla possibilità di non poter usare l’immobile per il mancato funzionamento di una delle sue componenti funzionali, che può trasformarsi, nel peggiore dei casi, in conseguenze addirittura penali che ricadono sullo stesso datore di lavoro. L’avvocato di fiducia, a quel punto, non contribuirà più al successo dell’impresa in ambito preventivo e consulenziale (attraverso lo specifico lavoro a quattro mani con il manager dell’azienda nella stesura delle procedure di digitalizzazione in ossequio agli adempimenti normativi) ma dovrà, di fatto, porre rimedio, se possibile, ad una situazione già in parte compromessa. Ad ogni modo, al di là del ruolo del legale, un’inefficace (ed arretrata) gestione immobiliare si tradurrà inevitabilmente in dispersioni economiche, tipiche del processo edilizio, all’interno del quale, per molteplici ragioni, la fase di gestione impatta, a livello economico, in maniera ben più significativa (almeno 4 volte) delle precedenti fasi di progettazione e realizzazione dell’opera stessa.
