In qualunque filiera di servizi, in particolare nel facility management, committente, appaltatore e subappaltatore operano in un equilibrio costante di reciproche dipendenze: in tali contesti, le cosiddette clausole “specchio” ed i contratti back-to-back costituiscono strumenti idonei, se ben congegnati, a regolare i vari adempimenti, termini e responsabilità del rapporto a cascata, mitigandone efficacemente i rischi potenziali.
Sebbene l’espressione back-to-back venga spesso utilizzata con una certa elasticità, nella prassi essa identifica propriamente un contratto di subappalto i cui termini – standard prestazionali, modalità e termini delle comunicazioni, penali, procedure di variazioni, ecc. – sono allineati a quelli del contratto principale. Diverso, in questo senso, è il concetto di clausole specchio (mirror clauses), con il quale si individuano specificamente le singole previsioni che vengono inserite nei rapporti a valle, rispetto a quello principale, per assicurare coerenza e continuità tra i diversi livelli della catena contrattuale. La logica sottesa all’utilizzo dei due strumenti è di agevole comprensione ma di difficile realizzazione. Sostanzialmente, quando il cliente riveste a sua volta la qualifica di appaltatore, gli obblighi assunti nei confronti del committente devono poter essere trasferiti, in modo quanto più lineare e coerente possibile, nel contratto di subappalto, disciplinando, ove opportuno, forme di tutela ulteriori rispetto a quelle già richieste dal contratto principale. A ben vedere, ogni contratto comprende clausole principali che regolano aspetti fondamentali per l’esecuzione del rapporto quali i termini di comunicazioni formali per l’esercizio dei diritti, la gestione di eventuali varianti all’oggetto, la proroga nell’esecuzione dei lavori-servizi in caso di forza maggiore e/o altra causa, le modalità di applicazione di penali, termini per i pagamenti, subentro tecnico di terzo in caso di inadempimento, termini per audit tecnici, ecc. L’equivoco, invece, più ricorrente consiste, sotto detto profilo, nel ritenere che un contratto back-to-back possa equivalere ad un mero “copia e incolla” del contratto a monte. Ai fini di una efficace predisposizione di un accordo di questo tipo, è infatti necessaria un’accurata attività di analisi ed armonizzazione dei testi e delle stesse clausole, nella quale difficilmente si può prescindere da un valido supporto legale. A mero titolo esemplificativo, in assenza di una struttura in grado di coordinare adeguatamente le finestre temporali per notifiche e comunicazioni, possono insorgere gravi conseguenze pregiudizievoli: una comunicazione trasmessa da una parte potrebbe giungere oltre il termine utile affinché l’altra possa, a sua volta, esercitare i propri diritti, con conseguente decadenza dalle relative facoltà. In considerazione di quanto precede, il modo corretto non è quindi quello di limitarsi a trasferire gli obblighi del contratto principale in quello di subappalto, ma impegnarsi a tradurli dando vita a un quadro coerente e funzionale. Ed allora, riguardo ad esempio alle (i) finestre temporali per notifiche ed esercizio di diritti/facoltà, quelle a valle dovrebbero necessariamente essere più brevi di quelle a monte (quanto basta per consentire l’esecuzione delle attività previste e/o prevenire eventuali complicazioni dovute a minimi ritardi del subappaltatore). Le (ii) condizioni di pagamento verso il subappaltatore dovrebbero essere subordinate al corretto avveramento delle condizioni stabilite nel contratto a monte per i pagamenti e non alla mera approvazione del SAL da parte del soggetto intermediario. O ancora i (iii) controlli/collaudi dovranno avere valenza temporale differente: primariamente quello dell’appaltatore sul subappaltatore e poi quello del committente. Infine, quanto al (iv) coordinamento dei termini per gli SLA, occorre sempre garantire l’allineamento temporale dei livelli di servizio tra contratto principale e subappalto: tale prassi non è solo consigliata, ma decisamente necessaria ai fini della corretta esecuzione delle reciproche prestazioni.
