Il procurement strategico inizia identificando e qualificando i fornitori prima di avviare qualsivoglia tipologia di trattativa. Esso comprende la raccolta, la valutazione e il monitoraggio dei dati dei fornitori per garantire che gli stessi rispettino innanzitutto le policy aziendali, mitigando ogni possibile fattore di rischio. Molti dei nostri clienti gestiscono tale attività su cloud in modo tale da collaborare in modo più efficace ed immediato con l’interlocutore ed ottenere, così facendo, un allineamento del business durante la pianificazione e la creazione di una documentazione “intelligente” di negoziazione: tali documenti – la cui base viene studiata passo per passo mediante confronto diretto con il legale di riferimento – permettono difatti di velocizzare le tempistiche ed evitare molti errori (nella valutazione delle necessità aziendali e negli ordini).
Per quanto riguarda, poi, l’attività legale, riteniamo che il supporto maggiore debba essere dato alle realtà che svolgono un’attività di procurement indiretto, orientato ai servizi, e che generalmente suddividono il sourcing (la richiesta di offerte) in categorie come collaboratori esterni, servizi di consulenza, pubblicità, servizi di pulizia, forniture per ufficio o qualsiasi altra cosa che fa funzionare l’azienda. Questi acquisti indiretti, infatti, rappresentano spesso una percentuale considerevole delle spese di un’azienda e vanno monitorati attentamente sotto ogni profilo, anche e soprattutto dal punto di vista giuridico (contratti, procedure, revisione delle offerte, ecc.).
L’ultimo grande tema, infine, è la gestione dell’impatto della tecnologia su tale area di attività aziendale. I software di procurement presenti oggi sul mercato automatizzano il processo di reperimento di beni e servizi e permettono di prendere decisioni più rapide ed intelligenti in materia di analisi delle spese, sourcing e pagamenti. Le aziende possono analizzare le spese non solo per reparto, ma anche per progetto, fornitore, campagna di marketing e persino per dipendente. Un sistema integrato permette anche – sempre attraverso l’ausilio di una consulenza legale – di monitorare se i fornitori preferiti ed i contratti vengono rispettati ed identificare le opportunità per creare un nuovo contratto, o per far rispettare e ridurre le spese fuori contratto.
Un procurement efficace, dunque, è una risorsa per la crescita del fatturato, dell’efficienza e della trasformazione, cosa che rende le aziende più intelligenti, veloci e scalabili. L’accesso in tempo reale ai dati e ai trend del mercato (altro campo nel quale il supporto legal appare essenziale anche alla luce delle innovazioni portate dal GDPR) rende il procurement fondamentale per il processo decisionale strategico, permettendo all’imprenditore di gestire in modo efficace sfide sempre più complesse e creare più valore aggiunto.
